2012年、年度初めの役員会で活動報告の在り方が議題となりました。前年度までホームページ上で月次の活動報告を掲載していたのですが、継続が難しくなっていたのです。その理由はホームページ担当の役員さんが退任されたことでした。退任したご本人は退任後もホームページ編集程度のお手伝いはしますよとの申し入れがあった様でしたが、これをひとつのきっかけに、そもそも活動報告とはどうあるべきか、との議論に至っていました。

多くのPTA、保護者会は年次総会を活動報告の場としているのではないでしょうか。

年次総会では、当該年度の主な活動、会計報告に加えて新役員の任命、紹介、退任役員の紹介、その他組織規約改正審議などが含まれる場合もあり、とても重要な会議体と言えます。

私の所属する組織も年次総会を開催していましたので、冒頭の活動報告の在り方とは、年に一度の報告だけで良いのか、しかも、会議に出席した人にしか届かない方式の是非が議論となったのです。

「ホームページ上に月次で掲載していたものを年に一度の総会へ代替するのは乱暴ではない」

「どうせ誰もホームページを見ていないのだから、年次総会だけで十分」

「今までやっていたことをやめてしまうというのは、今年度体制の怠慢に見えないか」

「年次総会を強制出席にした上で、年次総会だけで報告すればよい」

などなど、様々な意見が出たことを覚えています。中でも個人的に「なるほど、心に留めておかなければ」と思ったある役員の発言があります。

「会員の皆様からお金をお預かりして活動する組織として活動報告は義務です。それは報告頻度の問題ではなく、本来は会員に問われればいつでも応えられなければならないと思います。」

この発言を聞くまで、私は会費を集めて活動する責任を考えたことなどありませんでした。それどころか、活動してあげてるくらいの思いがあったかもしれません。この役員会以降、常に頭の隅で会員の皆様へ何をどう報告すべきかを考える様になりました。

先月、某大学の剣道部OB会で、会費横領の容疑で同会元事務長が逮捕されたと報じられました。その被害額は3,000万円を超えると言います。OB会ですので保護者の集まりとは異なりますが、任意団体の性格は同じかと思います。会費を徴収し、運用する事務局で起きた横領事件です。犯罪に手を染めた人に非があるのは当然ですが、会費を納めていた側は何を見ていたのだろうという思いもあります。

会費を収める側に、会費さえ払っておけば面倒なことは誰かがやってくれる、との意識があったとしたらどうでしょう?活動内容をチェックするような機能が働くはずもありません。会費を払えば会員の務めを果たしたかのような考え方はとても危険に感じるのです。

会費を納めた上で、活動には参加できなかったとしても、どんな活動をしているのかと見る事も会員の責任と考えても良いのではないでしょうか。昨今は会費を納めるべきかとの議論も燻っていますので、少し世間とズレが生じているのかもしれませんが。

ちなみに、冒頭の役員会の顛末ですが、ホームページでの活動報告は継続したい、でも特定の人に依存する運用方法はよろしくない、外注する予算も急には出てこない・・・という事で、結論は先送りされたのでした。

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