2017年7月17日

保護者会、PTA活動を楽にするまたは効率化するためのアイディアはいくつか提案できるものの、どうしても備えていただきたい前提条件があります。活動基盤と言っても過言でない3つを『次世代PTA 三種の神器』としてご紹介します。

① メールアドレスとアドレス帳

② ホームページ

③ ITリソース

 

ほんの4・5年前までフリーメールに関する印象はとても悪いものでした。何らかのネットショップで会員登録する際に「フリーメールは登録できません」といったショップが多くありました。ショップ運営の立場で考えればひとりで何個もアドレスが取得できるうえに、簡単に捨てることもできるメールアドレスを登録されてもユーザーを管理できない訳ですからフリーメールを避ける事情は理解できます。

最近になってフリーメールだからといって不自由な思いをすることはほぼ皆無です。Googleが牽引したと思われるフリーメールの利便性は、サービス提供者側の不利益を飲み込んでしまった感じです。

前置きが長くなりましたが、今は無料でメールアドレスを取得できるだけでなく、無料であることの不都合もないとの前提において、PTA、保護者会でも代表メールアドレスを持つべきだと考えます。不都合が無いといっても、もしPTAからの連絡メールの送信元が「○○_info@gmail.com」だとすれば、怪しいと感じるご家庭もあるはずです。願わくば学校と同じドメインでPTA用にアドレスをひとつ振り出してもらうことが理想です。ed.jpドメインからのメールであれば、誰も怪しむことはないでしょう。

組織の代表メールアドレスを持ち、会員のメールアドレスをアドレス帳として保持し活用することで、活動は大幅にスマートになります。アドレス帳を作成するうえで気を付けなければならないのは、全員のアドレスが無いとその価値が半減してしまうことです。もしひと家庭でもメールアドレスが無い、あるいはあっても登録したくないというご家庭があれば、結局プリントを配布したり電話したりという行為をメールだけに置き換えることができないため、従来手段とメール連絡の両方に対応しなければならないこととなり、結果、効率化と真逆の二度手間となってしまいます。全てのご家庭のアドレス登録をお願いできるかどうかを慎重に判断する必要があります。

スポンサードリンク

最近は国公立、私立に依らずホームページを開設している学校が増えています。校長先生のご挨拶や在校家庭へ連絡事項に加え、「本校への入学をお考えの皆様へ」の様に学外へ学校の魅力や特色を発信している学校も多く、生徒集めに役立てていることが見て取れます。そして、学校のホームページから同窓会のページへリンクを張っている学校も散見されます。一方でPTAのホームページへリンクしている学校はとても少ない様に思います。もしかすると同窓会組織の多くはホームページを開設していて、PTAは開設していないケースが多いのかもしれません。

PTAもぜひホームページを開設すべきです。当然、開設・運用の手間・コストと得られる便益のバランスで判断すべきことですが、活動報告、文書配布などを考えれば、従来、原稿執筆→印刷→仕訳→配布日調整→配布、といったプロセスを経ていたことが、原稿執筆→掲載、で済むとしたらその便益は疑いようがありません。何よりも情報を発信したい時に即時性をもって発信できることは何事にも代えられません。

Facebookを利用されている組織もあるようですが、Facebookの基本が実名掲載であり、かつ私的アカウントに連動し過ぎるという点で、ホームページ代わりにFacebookを使うことはお勧めしません。

 

最後のひとつ、ITリソースがもっとも悩ましいですね。要は誰がアドレス帳やホームページの面倒をみるんですか、という問題です。活動そのものがボランティアで成立している組織ですから、毎年役員の中にホームページを更新できる人が居るとも限りませんし、もしスキル的に可能な方がいらっしゃったとしても、ご本人のご意向なくして強制的にこの責務を負わせる訳にもいきません。それくらいPTAや保護者会の活動とは維持・継続が危ういものとも言えますし、どこかで”Nice to have”(無いよりはマシ)程度の活動であるべきという考えも必要なのではないかとも思っています。

もし活動の維持・継続を目指すのであれば、そろそろ外注を視野に入れても良いころなのだと考えます。願わくば地方自治体がこの受け皿となって欲しいところです。地域のPTAを集めたスポーツ大会を主催することも大切なことですが、税金を使って受け皿を提供することも間接的には地域活性化に繋がります。

地方自治体がを期待できなければ、やはり組織内で予算を捻出してでも、メールアドレス調、ホームページは整備したいところです。例えば、年間いくら位なら捻出可能なものでしょうね・・・金額の折り合いが付けば、受託しても良いかなと思うこの頃です。

スポンサードリンク